Was wir erreicht haben

Stellenabbau zählt zu den anspruchsvollsten Situationen für mittelständische Unternehmen. Neben der wirtschaftlichen Notwendigkeit entstehen häufig erhebliche Risiken für die Organisation: Wissen geht verloren, Vertrauen sinkt und die Leistungsfähigkeit lässt nach. Außerdem beeinflusst die Art und Weise eines Stellenabbaus direkt, wie ein Unternehmen als Arbeitgeber – intern wie extern – wahrgenommen wird.

Ein Maschinenbauunternehmen mit rund 540 Mitarbeitenden stand vor genau dieser Herausforderung. Aufgrund eines deutlichen Auftragsrückgangs musste die Organisation ihren Personalbestand anpassen. Gemeinsam mit zeag wurde der Stellenabbau aktiv gestaltet. Auf Basis einer fundierten Analyse wurden Maßnahmen entwickelt und umgesetzt, die einen kontrollierten Personalabbau bei gleichzeitig stabiler Organisation und gesicherter Leistungsfähigkeit ermöglichten.

Ausgangslage

Der Spezialist für Verpackungsmaschinen entwickelt und produziert kundenspezifische Komponenten für den Maschinenbau. Entsprechend ist die Organisation geprägt von hoher Spezialisierung, eingespielten Abläufen und langjährigen Mitarbeitenden mit umfangreichem Erfahrungswissen.

Mit dem Rückgang des Auftragseingangs geriet das Unternehmen zunehmend unter Druck. Die Geschäftsführung entschied, rund 12 Prozent der Stellen abzubauen. In mehreren Bereichen wurden Entscheidungen zunehmend vertagt, weil unklar war, welche Strukturen bestehen bleiben – Abstimmungen dauerten teils deutlich länger als zuvor. Besonders kritisch zeigte sich die Situation im Bereich Wissen: Viele zentrale Prozesse lagen bei einzelnen, erfahrenen Mitarbeitenden.

Die Herausforderung bestand somit nicht nur im Abbau selbst, sondern vor allem in der Frage, wie dieser umgesetzt werden kann, ohne die Organisation nachhaltig zu destabilisieren. 

Stellenabbau über Kultur steuern

Im Mittelpunkt stand die Frage, wie sich diese Phase so gestalten lässt, dass Vertrauen erhalten bleibt und Zusammenarbeit weiterhin funktioniert. Gerade in solchen Situationen entscheidet sich, wie glaubwürdig ein Unternehmen als Arbeitgeber wahrgenommen wird.

zeag stellte die Unternehmenskultur als zentralen Steuerungshebel in den Fokus – und Arbeitgeberattraktivität als entscheidenden Kontext für einen stabilen und reibungslosen Stellenabbau.

Um Stimmung, Vertrauen und wahrgenommene Sicherheit im Familienunternehmen systematisch zu erfassen, setzte zeag gezielte auf einzelne Teams abgestimmte Kurzbefragungen als strukturierte Analyse ein. Ergänzend wurden Interviews mit Führungskräften, Fachspezialisten sowie Mitarbeitenden aus Produktion und Verwaltung geführt. Parallel dazu erfolgte gemeinsam mit den Bereichsleitungen eine strukturierte Analyse kritischer Funktionen. Nach acht Wochen lag eine fundierte Grundlage zur Ableitung konkreter Handlungsfelder und Maßnahmen vor.

Die Ergebnisse wurden gemeinsam mit der dreiköpfigen Geschäftsführung und ausgewählten Führungskräften eingeordnet. Entscheidend war dabei, den Fokus bewusst zu schärfen und nicht zu viele Themen gleichzeitig zu adressieren. Innerhalb von zwei Wochen wurden vier zentrale Handlungsfelder definiert:

• Führung in der Transformation – als Orientierungssystem in einer unsicheren Phase
• Sicherung und Transfer von Wissen – als Grundlage für operative Stabilität
• Umgang mit Unsicherheit – als Voraussetzung für Vertrauen und Engagement
• Stärkung der Arbeitgebermarke – zur Stabilisierung nach innen und außen

Für die definierten Handlungsfelder entwickelte zeag gemeinsam mit dem Unternehmen konkrete Maßnahmen, die über einen Zeitraum von rund vier Monaten umgesetzt wurden.

Im Bereich Führung arbeitete zeag eng mit den Führungskräften zusammen. In Workshops wurde ein gemeinsames Verständnis für Führung in der Transformation erarbeitet. Wenn auch zu Beginn die Workshops von einzelnen Führungskräften noch zurückhaltend aufgenommen wurden, da die Unsicherheit über die eigene Rolle groß war, konnte zeag im weiteren Verlauf für ein hohes Commitment und mehr Sicherheit sorgen. Außerdem begleitete zeag die Führungskräfte im Sparring. Konkrete Gesprächssituationen wurden vorbereitet und reflektiert. Ziel war es, Kommunikation zu präzisieren und Führung für Mitarbeitende wieder verlässlich erlebbar zu machen.

Parallel wurde der Wissenstransfer konkret geplant und verbindlich umgesetzt. Gemeinsam mit den Bereichen identifizierte zeag Schlüsselpositionen, für die strukturierte Übergaben definiert wurden. Gerade in diesem Handlungsfeld zeigte sich, dass der Aufwand zunächst unterschätzt wurde, denn in vielen Fällen arbeiteten erfahrene Mitarbeitende über mehrere Wochen im Tandem mit Nachfolgern oder Kollegen. zeag sorgte dennoch durch eine enge Begleitung dafür, dass der Wissenstransfer möglichst effizient durchlaufen wurde. Ergänzend entwickelte zeag ein Konzept zur strukturierten Wissensdokumentation.

Darüber hinaus unterstützte zeag die Geschäftsführung beim Aufbau einer klaren Kommunikationsstruktur, um den Umgang mit Unsicherheit aktiv zu steuern. Regelmäßige Updates zum Stand des Personalabbaus wurden etabliert. Führungskräfte wurden gezielt darauf vorbereitet, Gespräche mit ihren Teams aktiv zu führen und Unsicherheiten offen anzusprechen.

Gleichzeitig wurde die Arbeitgebermarke bewusst stabilisiert. Auf Basis der Befragung wurden die tatsächlichen Stärken des Unternehmens herausgearbeitet und in eine klare EVP überführt. Der Sondermaschinenbauer nutzt die Erkenntnisse aus der TOP JOB-Befragung für stetige Verbesserungen mit dem Ziel, im kommenden Jahr eine TOP JOB-Auszeichnung erhalten zu können.

Auch nach der Umsetzungsphase begleitete zeag das Unternehmen weiter. In regelmäßigen Abständen wurden kurze Checks durchgeführt, um die Entwicklung von Führung, Zusammenarbeit und Wissenstransfer im Alltag zu bewerten.

Nach rund 12 Monaten erfolgte eine TOP JOB-Befragung, um Wirkungszusammenhänge und Reibungspunkte zu erkennen und die Stärken des Unternehmens als Arbeitgeber nach innen sichtbar zu machen. Nach weiteren 5 Monaten wurden mittels eines kurzen Re-Checks die Entwicklung gemessen und neue Ansatzpunkte identifiziert.

Wirkung: Stabilität trotz Reduktion

Der Stellenabbau konnte wie geplant, ohne operative Einbrüche, durchgeführt werden. Laufende Kundenprojekte konnten weiterhin planmäßig bearbeitet werden, und in kritischen Prozessen kam es nur vereinzelt zu Verzögerungen. Relevantes Wissen blieb erhalten, da Übergaben frühzeitig organisiert und Abhängigkeiten reduziert wurden. Durch das proaktive Erfassen von Unsicherheiten bei den verbleibenden Mitarbeitenden entstand mehr Orientierung – und damit auch mehr Sicherheit.

Die Positionierung der Arbeitgebermarke unterstützte diesen Effekt zusätzlich. Auch nach außen blieb das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv: Die Anzahl der Bewerbungen ging nicht zurück und schafft eine gute Grundlage dafür, künftig das Arbeitgebersiegel von TOP JOB zu erhalten.

Zentrale Erkenntnis:  Kultur entscheidet über die Wirkung von Stellenabbau

Ein Stellenabbau wirkt unmittelbar auf die Unternehmenskultur und verstärkt bestehende Defizite im Miteinander – wie diese Fallstudie eindrucksvoll zeigt.

Durch die systematische Analyse der Organisation hat zeag die zentralen Hebel auf die Kultur während des Stellenabbaus sichtbar gemacht. Dies bildete die Grundlage dafür, dass die umgesetzten Maßnahmen ihre Wirkung entfalten und nachhaltig im Arbeitsalltag verankert werden konnten. So bleiben Unternehmen auch in schwierigen Phasen – wie einem Stellenabbau – handlungs- und leistungsfähig.